Dans le monde professionnel moderne, les mails de relance jouent un rôle crucial dans la communication entre entreprises et clients ou collaborateurs. Bon nombre de professionnels s’interrogent sur les meilleures pratiques pour rédiger des mails de relance efficaces afin d’obtenir une réponse favorable. Cet article explore diverses méthodes et exemples pour aider à perfectionner l’art du mail de relance.
Savoir quand envoyer un mail de relance
L’importance du timing
Le timing du mail de relance est essentiel pour capter l’attention du destinataire sans paraître insistant. En général, il est recommandé d’attendre quelques jours après l’envoi du premier mail avant d’envoyer une relance. Par exemple, attendre 3 à 5 jours ouvrables permet au destinataire de lire le message initial tout en évitant l’impression d’une pression excessive. Choisir le bon moment de la journée peut aussi faire une différence; généralement, les matins en début de semaine sont des moments opportuns.
La fréquence des relances
La fréquence des relances a également son importance. Trop fréquentes, elles risquent d’être perçues comme du harcèlement; trop espacées, elles peuvent être oubliées. Une bonne pratique consiste à varier la fréquence selon la nature du suivi. Par exemple, pour une relance commerciale, il convient de suivre un rythme plus espacé (tous les 7 à 10 jours) tandis qu’un suivi interne pourrait être plus rapproché (tous les 3 à 4 jours).
Comment structurer un mail de relance
L’objet du mail
L’objet du mail est probablement la partie la plus importante de votre message, car c’est la première chose que le destinataire voit. Il doit être clair, concis et motivant. Des exemples d’objets de mail performants incluent : « Suivi de notre réunion du [date] » ou « Besoin de votre retour concernant [projet] ». L’objectif est d’inciter le destinataire à ouvrir le mail immédiatement.
Le corps du mail
Le corps du mail doit être rédigé de manière courtoise et concise. Commencez par rappeler le contexte de votre précédent message et exprimez clairement votre demande. Par exemple : »Bonjour [Nom], j’espère que vous allez bien. Je voulais m’assurer que vous avez reçu mon précédent message concernant [sujet]. Pourriez-vous me tenir informé de [demande] ? » Assurez-vous d’inclure toutes les informations pertinentes tout en maintenant un ton professionnel et respectueux.
Exemples de modèles de mails de relance
Relance après une absence de réponse
Un modèle de mail de relance classique peut ressembler à ceci : « Objet : Suivi de notre discussion Bonjour [Nom], J’espère que vous allez bien. Je me permets de vous contacter afin de savoir si vous avez eu l’occasion de consulter mon précédent mail concernant [sujet]. Votre réponse est très attendue et je reste disponible pour toute question.Cordialement,[Votre nom]
Relance suite à une réunion
Ici, on peut utiliser un angle légèrement différent :
« Objet : Retour sur notre réunion de [date] Bonjour [Nom], Merci encore pour votre accueil lors de notre réunion de [date]. Je souhaitais suivre quant aux prochaines étapes discutées. Auriez-vous disponibilité pour en parler ? Je suis impatient de progresser sur ce sujet avec vous.
Cordialement,
[Votre nom]
Les secrets d’une relance réussie
Personnaliser le mail
La personnalisation des mails est sans doute un des secrets les mieux gardés d’une relance réussie. Utilisez le prénom du destinataire, faites référence à des projets spécifiques ou à des échanges passés pour montrer que chaque mail n’est pas simplement copié-collé. Cela aide à établir une connexion plus personnelle et augmente la probabilité d’une réponse positive.
Utiliser des rappels visuels
L’ajout de rappels visuels tels que des chiffres marquants, des échéances précises ou des offres spécifiques peut jouer un grand rôle dans l’efficacité de vos mails de relance. Par exemple, mentionner une date limite imminente ou une réduction exclusive peut inciter le destinataire à agir rapidement.
Maîtriser le ton et le style du mail
Maintenir un ton professionnel
Il est fondamental de maintenir un ton professionnel tout au long de votre correspondance. Évitez le jargon excessif et utilisez un langage clair et direct. La clarté et la simplicité sont essentielles pour s’assurer que votre message est compris correctement.
Éviter la pression excessive
Il est judicieux de ne pas mettre trop de pression sur le destinataire. Un mail de relance devrait demeurer courtois et patient. Par exemple, phrases telles que « Je comprends que vous avez un emploi du temps chargé » démontrent de la considération et augmentent les chances d’une réponse positive.
Les erreurs communes à éviter
Trop de détails inutiles
Une erreur fréquente dans la rédaction des mails de relance est de noyer le destinataire sous une avalanche de détails. Concentrez-vous sur l’essentiel et assurez-vous que chaque phrase a un but précis. Les informations superflues peuvent distraire et diminuer l’impact de votre core message.
Négliger les suivis multiples
S’il est courant de penser qu’une seule tentative suffit, les statistiques montrent souvent le contraire. Négliger d’envoyer plusieurs suivis structurés réduira vos chances de succès. Soyez persévérant, mais toujours respectueux du temps et des priorités des autres.
Astuces pour améliorer ses réponses
Réactivité et pertinence
Lorsque vous recevez une réponse à un mail de relance, soyez réactif et pertinent. Répondre rapidement montre votre engagement et votre professionnalisme. Prenez soin de répondre précisément aux questions posées et fournissez les informations recherché avec précision.
Utiliser les outils de suivi
Pour optimiser la gestion de vos mails de relance, des outils de suivi comme les notifications de lecture de mail ou les CRM peuvent s’avérer très utiles. Ces outils professionnels permettent de savoir quand vos mails ont été ouverts et s’ils nécessitent une nouvelle relance, facilitant ainsi un meilleur suivi.
